Pour le grand public, l’état des lieux est un document établi simplement et pouvant servie tant pour la sortie des lieux d’un locataire que pour l’entrée du locataire suivant. Rien n’est plus faux.

En réalité, l’état des lieux d’entrée et l’état des lieux de sortie sont des documents établis sur base de situations tout à fait différentes. A l’entrée des lieux, on se bornera à constater ce qui existe de manière détaillée, tandis qu’à la sortie des lieux, on devra imputer au locataire sortant les frais relatifs aux dégradations locatives.

La terminologie exacte des deux documents permet d’ailleurs de constater cette différence.

L’état des lieux d’entrée sera intitulé « procès-verbal d’état des lieux locatif d’entrée« .

L’état des lieux de sortie sera intitulé « procès-verbal d’état des lieux de sortie et d’intervention dans les réparations locatives« .

Il est donc exclu de vouloir utiliser l’état des lieux de sortie comme état des lieux d’entrée pour le locataire qui suit.

1. État des lieux d’entrée

A. Quelles sont les clauses de bail ?

On veillera à préciser dans le bail qui établira l’état des lieux et qui en supportera les frais.

Une bonne clause nous paraît « les parties conviennent qu’il sera procédé, avant l’entrée du preneur, à l’établissement d’un état des lieux établi à frais partagés. Elles désignent de commun accord Monsieur x ou Monsieur et Madame x et y .. en qualité – d’experts unique- d’experts pour cette mission« .

Dès que le bail aura été signé, les parties avertiront l’expert ou les experts de leur mission en leur transmettant une copie du bail. Si l’entrée dans les lieux s’effectue dans un délai rapproché, on s’assurera que l’expert est bien libre avant de le mentionner dans le bail.

Certains propriétaires et locataires pensent à tort que l’état des lieux est une annexe au bail, et certains ne prétendent signer le bail qu’après l’état des lieux.

Or, l’un et l’autre document sont tout à fait indépendants et avant d’établir un état des lieux, il faut qu’il y ait bail, que ce bail soit écrit ou verbal.

En cas de bail ou verbal ou si le bail est muet, il faudra se référer aux dispositions de l’article 1730 du Code civil.

Lors d’un renouvellement de bail, il faudra faire référence à l’état des lieux établi précédemment.

B. Qu’est ce qu’un état des lieux d’entrée ?

L’état des lieux est une description écrite et détaillée de l’état dans lequel se trouve le bien loué. On y relève l’état des revêtements muraux, des revêtements de sol, des sanitaires et appareils de chauffage, etc … et ceci dans toutes les pièces de l’immeuble.

C. A quoi sert l’état des lieux d’entrée ?

L’état des lieux d’entrée est établi uniquement dans le but de déterminer l’état dans lequel le locataire reçoit l’immeuble à son entrée. Il permettra de comparer à la sortie l’état dans lequel le locataire laisse l’immeuble par rapport à cet état des lieux d’entrée, en tenant compte de l’usure normale.

Très souvent, le locataire estime à tort que le bailleur est tenu de remédier à tous les défauts et malfaçons décrits dans l’état des lieux. Or, ce sont la loi et le bail qui déterminent les obligations de remise en état et de travaux à effectuer par le propriétaire.

D. Quand faut-il faire l’état des lieux d’entrée ?

Le nouvel article 1730 du Code civil prévoit que « l’état des lieux doit être dressé soit pendant le temps où les locaux sont inoccupés, soit au cours du premiers mois d’occupation lorsque la durée du bail est égale ou supérieure à un an, ou au cours des quinze premiers jours d’occupation lorsque la durée du bail est inférieure à un an« .

Les professionnels de l’état des lieux ont été assez étonnés de cette disposition. Pour eux, un état des lieux doit toujours être établi avant l’entrée du locataire. Il est en effet quasi impossible d’établir un état des lieux exact et complet lorsque le locataire a déjà disposé des tapis, meubles, cadres, etc …

En fait, la loi du 7 novembre 1973 avait déjà modifié l’article 1731 du Code civil, en disposant que : « S’il n’a pas été fait d’état des lieux, le preneur est présumé avoir reçu le bien dans le même état que celui où il se trouve à la fin du bail« . Il y avait là une importance modification par rapport au passé. Le législateur laissait cependant la possibilité aux parties de convenir dans le bail que les lieux étaient donnés en parfait état, ce qui ne justifiait plus d’état des lieux. Un problème se posait au locataire ayant signé une telle clause de bail, alors qu’il constate, étant dans les lieux loués, que cet état n’est pas parfait. Le législateur a voulu lu laisser la possibilité d’établir cet état des lieux d’entrées dans les quinze jours ou dans le mois d’occupation selon le cas.

La loi du 29 décembre 1983 impose la tenue d’un état des lieux d’entrée DETAILLE. Ceci signifie que la simple clause de parfait état ne suffira plus pour prouver le bon état du bien au début de la location. Cette situation disposition ne vaut que pour les baux conclus après le 1.1.1984.

Dans la pratique, afin d’éviter tout problème, on veillera à établir l’état des lieux avant l’occupation des lieux.

E. Qui établira l’état des lieux d’entrée ?

Le propriétaire et le locataire peuvent établir eux-mêmes l’état des lieux, sans devoir faire appel à un expert. Il devront dans ce cas être très précis et ne pas indiquer des phrases sujettes à interprétation. Ils devront veiller à ne rien oublier car, pour toute partie d’immeuble ou d’un local non décrite, on considèrera à la sortie que le locataire l’a reçu dans l’état où il le délaisse (pour les baux conclus après le 1.1.1971).

Nous conseillons de faire appel à un expert ou des experts, lorsque le bien loué est de moyenne ou de grande importance. Seuls les logements avec loyer assez bas pourront, à notre sens, faire l’objet d’un état des lieux entre parties. Certains bailleurs font appel à un expert uniquement pour l’estimation des dégâts locatifs et rédigent eux-même l’état des lieux d’entrée. Très souvent, l’expert se trouvera en possession d’un état des lieux d’entrée incomplet ou imprécis. Vu les dispositions légales, cette imprécision profitera au locataire.

a) Désignation amiable d’un expert

Dans la plupart des cas les parties désignent un seul expert, puisqu’il aura une simple mission de constat. Nous conseillons toutefois aux parties d’assister à cet état des lieux. La présence du propriétaire est souhaitable si l’expert désigné a été choisi par le locataire et vice-versa.

Comme signalé plus haut, il est intéressant de préciser dans le bail l’identité et la mission de l’expert.

A défaut de désignation dans le bail, l’expert veillera à établir un ordre de mission qu’il fera signer par les parties avant l’état des lieux. Faute d’établir un tel document, l’expert devra faire contresigner son procès-verbal d’état des lieux par les parties. Ceci évitera toutes discussions ultérieures sur la validité de l’état des lieux. Un expert qui agira sans avoir été désigné dans le bail ou sans ordre de mission s’exposera parfois à un refus de l’une ou l’autre des parties de signer le procès-verbal.

b) Désignation amiable de deux experts

Dans certains cas, les parties désignent chacune leur expert. Il est évident que les frais d’expertise seront plus élevés. Toutefois ce choix peut être nécessaire quand chaque partie dispose de son expert et qu’elle ne désire pas que l’autre partie agisse seule.

Lorsque chaque partie désigne son expert, le procès-verbal d’état des lieux est signé par chaque expert, et ne doit pas être signé par les parties. Chaque expert veillera toutefois à être mandaté par son client.

Nous estimons préférable de faire signer l’état des lieux par chacune des parties afin d’éviter d’éventuelles discussions ultérieures au sujet de l’étendue du mandat du ou des experts.

c) Désignation d’un expert par le juge de paix

Cette désignation sera nécessaire si l’une des parties refuse l’établissement de l’état des lieux à frais partagés. Le texte de l’article 1730 du Code civil prévoit en effet que « chacune des parties peut exiger qu’un état des lieux détaillé soit dressé contradictoirement et à frais communs« .

Si l’une des parties n’admet pas de supporter  la moitié des frais d’état des lieux ou si les parties ne peuvent se mettre d’accord sur le choix de l’expert, l’une des parties pourra introduire une requête auprès du juge de paix.

La requête est une simple lettre, en double exemplaire, transmise au Juge de paix de la ville où est situé l’immeuble.

Celle-ci exposera que le choix d’un expert pour établir l’état des lieux n’a pu être fait par les parties et demandera au juge de désigner cet expert. On veillera à joindre une copie du bail à la requête. A défaut, on donnera toutes les indications sur l’identité des parties, la localisation du bien loué, la date d’occupation.

La requête peut également être faite verbalement.

Cette requête devra être introduite avant l’expiration du délai d’un mois ou de 15 jours selon le cas.

Cette désignation entraînera un délai assez long avant l’établissement de l’état des lieux, ce qui contrariera les constatations. De plus les honoraires de l’expert désigné par le juge sont généralement de loin supérieurs aux honoraires d’un expert choisi amiablement.

Par ailleurs, certains juges sont réticents à désigner un expert sur requête unilatérale et exigent parfois une requête basée sur l’article 1344bis du Code judiciaire, la partie adverse étant alors convoquée.

F. Sous quelle forme établir l’état des lieux d’entrée ?

L’état des lieux d’entrée doit reprendre en préambule les nom et adresse du bailleur et du locataire, l’adresse précise du bien loué et la date à laquelle les constatations ont eu lieu.

Des remarques générales doivent figurer. Par exemple :  » l’ensemble des peintures, des plafonds et des tapissages des murs sont neufs, les peintures des boiseries sont anciennes ou amorties, les revêtements de sol sont constitués d’un linoléum placé il a neuf ans mais en bon état général, etc ... ».

Chaque pièce est ensuite décrite en indiquant l’état de chaque élément : plafond, murs, boiseries, plinthes, quincaillerie, serrures, volets, cheminées.

L’état des lieux précisera si les peintures et décors sont neufs ou amortis ou anciens de x années, mais en bon état.

Il faut éviter les imprécisions telles que : « divers trous de clous », « diverses griffes sur le parquet », ce qui serait susceptible d’interprétations diverses à la sortie. S’il existe un nombre important de griffes ou de coups ne permettant pas d’en relever le détail, on précisera les plus importantes. Par exemple : « Diverses traces de griffes dans le parquet dont les plus importantes sont les suivantes : une griffe en forme de cercle de 50cm de longueur située à 1m50 face au chambranle de droite de la porte d’entrée, une deuxième moins profonde sous forme oblique de 70cm de longueur et située à 80cm face à la fenêtre de droite, etc … »

Il faut également localiser et décrire les mansardes, caves, garages boîtes aux lettres, etc …

Pour les clefs, il est utile de mentionner les numéros s’ils existent. L’état des lieux devra également préciser si les ramonage, nettoyage de chaudière ou détartrage de chauffe-eau ou chauffe-bain ont été effectués avant l’entrée du locataire.

G. L’état des lieux doit-il signé par les parties ?

Oui, les parties doivent signer l’état des lieux d’entrée. Toutefois, si les parties ont précisé dans le bail qu’elles donnent mission à l’expert x pour établir l’état des lieux d’entrée ou si les parties ont donné un ordre de mission par écrit à un expert, elles ne doivent pas signer cet état des lieux. Dans ce cas, seule la signature du ou des experts est requise.

Il est malgré tout préférable de faire signer l’état des lieux par les parties elles-mêmes.

2. Complément d’état des lieux

Des compléments d’état des lieux peuvent être rendus nécessaires lorsque certains points ont été oubliés ou lors de modifications en cours de bail.

A. Complément suite à un oubli

Il arrive parfois que certains postes aient été omis ou mal précisés, et ceci, même par le meilleur des experts. Il est d’usage d’accepter d’examiner les remarques des parties introduites dans le délai d’un mois après la réception de l’état des lieux transmis par l’expert.

La partie qui fera des remarques veillera à préciser celles-ci de façon détaillée et les transmettra à l’expert qui en examinera le bien-fondé. S’il estime les remarques justifiées, il les contresignera et les transmettra aux parties en leur demandant de les annexer à l’état des lieux. Si l’expert n’est pas d’accord sur les remarques formulées, celles-ci ne pourront être prises en considération.

B. Modifications importantes aux lieux loués

L’article 1730 du Code civil modifié par la loi du 29 décembre 1983 prévoit en son &2 ce qui suit : « Si les modifications importantes ont été apportées aux lieux loués après que l’état des lieux ait été établi, chacune des parties peut exiger qu’un avenant de l’état des lieux soit rédigé contradictoirement et à frais communs. A défaut d’accord, la procédure prévue au &1 est d’application sauf en ce qui concerne les délais« .

Il s’agit ici d’une nouvelle disposition prévue par la loi du 29.12.1983 applicable depuis le 1.1.1984.

Lorsqu’il s’agira de travaux de peinture ou de tapissage qui seront exécutés, soit par le propriétaire, soit par le locataire, on veillera à établir un document sans devoir faire appel à un expert.

Par contre, lorsqu’il s’agira d’une salle de bains ou cuisine complètement modifiée, on demandera à un expert d’établir cet avenant.

3. État des lieux de sortie

Si les difficultés entre bailleur et locataire surgissent fréquemment en cours de bail, le moment de la restitution du bien loué suscite encore plus souvent de nombreux problèmes.

C’est un instant crucial.

Il est normal que le locataire rende le bien au bailleur.

Comment le bailleur va-t-il retrouver son bien ? Sera-t-il abîmés ? Dans quelle mesure les dégradations seront-elles normales ? En pratique, comment faire ?

C’est ce que nous examinerons ci-après.

A. Qu’est-ce qu’un état des lieux de sortie ?

L’état des lieux de sortie consiste en la restitution des lieux loués au bailleur par la remise des clefs et l’estimation des dégradations locatives à charge du locataire sortant.

On établira un « procès-verbal d’état des lieux de sortie et d’estimation d’intervention dans les réparations locatives« .

Très souvent ce document ne rependra pas une liste détaillée des dégradations imputables au locataire, mais uniquement un montant d’indemnité et le nombre de clefs remises.

Il en sera ainsi si un accord immédiat est obtenu et que les parties elles-mêmes ont signé cet accord. A défaut, l’expert devra toujours remettre un rapport détaillé.

B. Quand établit-on l’état des lieux de sortie ?

L’état des lieux de sortie doit se faire entre la date d’évacuation du mobilier du locataire et la date de fin de location, le locataire ayant le droit de rester dans les lieux loués jusqu’au dernier jour.

L’état des lieux de sortie ne peut de toutes façons pas être établi avant que le bien loué ne soit entièrement vide et qu’il n’y ait plus qu’à remettre les clefs.

Les parties auront intérêt à s’y prendre à temps et à fixer les date et heure de l’expertise en accord avec l’expert, et ceci dès qu’elles connaîtront la date de fin de location. Il ne faut pas oublier que les experts ont leur emploi du temps fort chargé en fin de mois.

Certains locataires ne permettent pas de tenir l’état des lieux de sortie avant le 31 du mois de la fin de la location à minuit. Cette attitude négative ne fera qu’indisposer les experts tant du locataire que du propriétaire. De plus si un chômage immobilier doit être imputé au locataire suite à la durée des travaux de remise en état des dégradations locatives, ce délai prendra cours à partir de la remise des clefs.

C. Clause du bail relatives à l’état des lieux de sortie quand au choix de l’expert

Avant toute action, les parties examineront les stipulations du bail relatives à l’état des lieux de sortie.

Le bail mis au point par le S.N.P. prévoit que :

« Sauf convention contraire, le constat de  l’état des lieux de sortie sera établi au plus tard le dernier jour de bail, après que le preneur aura entièrement libéré les lieux. Pour l’établissement de l’état des lieux de sortie, les parties devront avoir désigné leur(s) expert(s) au plus tard quinze jours avant la fin du bail, soit de commun accord, soit, à défaut d’accord, sur requête de la partie la plus diligente devant le juge de paix. Tant à l’entrée qu’à la sortie, la décision de l’expert choisi par les parties ou désigné par le juge liera définitivement les parties sans appel ni opposition ».

Ceci signifie que le ou les experts sont investis d’une véritable mission d’arbitrage et que leurs constatations et l’estimation des dégâts éventuels lieront les parties. Afin d’éviter toute discussion, l’expert devra faire confirmer sa mission et ses pouvoirs dans l’ordre de mission qu’il veillera à faire signer par les parties au préalable.

Certains baux prévoient que « l’expert désigné pour établir l’état des lieux d’entrée est désigné d’office pour établir l’état des lieux de sortie pour les deux parties et à frais partagés« .

Ce type de clause peut entraîner des difficultés, notamment en cas de décès de l’expert, de cessation de ses activités ou si les rapports bailleur-preneur se sont détériorés.

En cas de désaccord ou si des constatations sont prévisibles, le juge de paix désigne un expert sur simple requête.

Attention, certains juge n’acceptent pas de désigner un expert chargé d’estimer les dégâts locatifs sur requête unilatérale, car ils limitent sa mission aux seules constatations sans lui permettre de chiffrer les dégâts. Ils exigent une requête conjointe ou la nouvelle procédure prévue par la loi du 29.12.1983.

Les parties ont intérêts à désigner leur expert en fin de location. Certains croient que l’expert qui a établi l’état des lieux d’entrée sera mieux à même de juge à la sortie. Ce n’est pas du tout sûr. Il aura tout oublié et devra se référer à l’écrit. Dès lors un autre expert se trouvera dans la même position.

D. Sur quels éléments de départ établir l’état des lieux de sortie ?

Il faudra examiner ici les clauses du bail, s’il y a eu état des lieux d’entrée ou non, sa validité en cas de contestation, si le bail a été conclu avant le 1.1.1974 ou après, car la législation a complètement changé.

Rappelons les principes généraux.

a) Baux ayant pris cours avant le 1.1.1974

Pour tous ces baux, en l’absence d’état des lieux, le locataire est présumé avoir reçu  le bien loué en parfait état, et doit le rendre tel à sa sortie, sauf usure normal et vétusté.

Le locataire peut apporter la preuve du mauvais état lors de son entrée.

L’absence d’état des lieux met, dans ce cas, le locataire en mauvaise position vis-à-vis de son bailleur. Le locataire avait donc intérêt à faire établir un état des lieux d’entrée.

Si l’état des lieux est imprécis, ou si une pièce n’a pas été relevée dans cet état des lieux, on devra considérer que l’état à l’entrée était bon.

b) Baux ayant pris cours entre le 1.1.1974 et le 31.12.1983

Il y a renversement de la preuve.

En l’absence d’état des lieux, le locataire est censé avoir reçu le bien loué dans l’état où il le délaisse.

Le bailleur peut prouver par toutes voies de droit que cet état était meilleur à l’entrée qu’à la sortie.

La preuve requise pourra résulter d’un rapport d’expertise établi par un expert éventuellement désigné par le juge. Trop de locataires s’imaginent en effet pouvoir échapper à leurs obligations de remise en état compte tenu de l’absence d’état des lieux d’entrée. Or, bien souvent, un expert est parfaitement capable de déterminer si les dégâts sont récents et imputables au locataire.

De plus, si le bail précise que le locataire reconnaît avoir reçu le bien en parfait état on doit considérer que le locataire a reçu le bien en parfait état lors de son entrée, sauf preuve contraire.

c) Baux ayant pris cours après le 1.1.1984

Le principe est le même que pour les baux conclus pendant la période 74-83, sauf que désormais, une simple clause de « parfait état » à l’entrée ne suffit plus. Il faut que les parties établissent un état des lieux détaillé. A défaut, la présomption légale profite au locataire.

Le bailleur comme indiqué ci-avant peut apporter la preuve contraire renversant la présomption.

L’obligation d’entretien subsiste tout comme l’obligation pour le locataire d’effectuer les réparations locatives.

E. Comment se réalise l’état des lieux de sortie ?

Lorsque les parties sont représentées chacune par un expert, ceux-ci établissent les constatations et l’estimation des dégâts locatifs en l’absence des parties.

Ils rédigent généralement sur place un procès-verbal fixant le montant global des dégâts locatifs sans détails. Il en sera de même lorsque l’expert agira pour les deux parties. Afin d’éviter tout problème, les experts seront dûment mandatés pour leur mission.

Si les parties assistent à l’état des lieux effectué par les experts, ces derniers veilleront à faire signer sur place le procès-verbal par les parties.

Si une des parties n’est pas représentée par son expert, l’expertise devra être établie entre l’expert représentant une partie et l’autre partie.

Si les parties ou les experts ne peuvent se mettre d’accord sur les montants des dégâts locatifs, il faut tenter de s’accorder sur les constatations, en indiquant les points de désaccord quant aux estimations. Ceci permettra l’occupation du bien par un autre locataire. Une procédure judiciaire pourra éventuellement être engagée sur base des constatations établies.

Ceci constitue une faiblesse de l’expertise amiable.

F. Que faire si le locataire refuse l’état des lieux de sortie ou s’il n’y a pas accord lors de la sortie des lieux ?

Le bailleur devra demander au juge de paix la désignation d’un expert. Ceci posera toutefois des problèmes si le bien est reloué ou si des travaux doivent être exécutés.

C’est la raison pour laquelle le bailleur devrait demander d’office la désignation d’un expert par le juge de paix, s’il craint d’avoir des difficultés au moment de la sortie des lieux.

Le bailleur pourra alors, en fin de location, soit faire intervenir directement cet expert judiciaire, soit tenter un accord amiable avec le locataire, et, en cas d’échec, permettre de faire intervenir directement l’expert judiciaire.

Voici dans la pratique, les situations devant lesquelles le bailleur peut se trouver et la manière dont il convient de réagir.

Si le locataire, présent à l’état des lieux, ne marque pas son accord sur les dégâts locatifs :

Le bailleur peut dans ce cas accepter les clefs mais il écrira immédiatement une lettre recommandée au locataire en lui disant qu’il formule ses plus expresses réserves quant aux indemnités dues pour dégâts locatifs.

Il appellera en même temps le locataire devant le juge de paix pour faire désigner un expert qui fixera les indemnités dues.

Si le locataire ne se présente pas et laisse les clefs dans l’immeuble ou les renvois au bailleur ou encore, les dépose dans la boîte aux lettres du bailleur :

Le bailleur gardera les clefs mais il devra immédiatement écrire au locataire en formulant ses plus expresses réserves quant aux indemnités dues pour dégâts locatifs et porter l’affaire devant le juge de paix.

Si le locataire ne donne plus signe de vie et ne restitue pas les clefs :

Le locataire commet un abus de confiance.

Sur cette base, le bailleur peut déposer plainte à la police contre son locataire. Un procès-verbal sera dressé et transmis au Procureur du Roi et des recherches seront entreprises pour retrouver le locataire. Les suites de cette procédure sont aléatoires.

Le bailleur pourra faire condamner le preneur à payer une indemnité pour indisponibilité des lieux et réclamer également une indemnité pour dégâts locatifs.

G. Qui doit payer les frais d’expertise de sortie des lieux ?

Généralement, le bailleur intervient en premier lieu en désignant son expert qui prend contact avec le locataire.

Le locataire aura trois possibilités :

1- Assister lui-même à l’état des lieux de sortie. Dans ce cas, le bailleur supportera seul les frais d’expertise.

2- Désigner lui-même son expert. Chaque partie paiera alors ses propres frais d’expert.

3- Le locataire donne son accord sur le choix de l’expert proposé par le bailleur. Dans ce cas, les honoraires de l’expert seront partagés par moitié entre les parties. Il n’est pas toujours de l’intérêt du locataire de retenir cette dernière solution.

Au demeurant, les tribunaux ne sont pas toujours convaincus par les évaluations faites par l’expert choisi de commun accord,quand cet expert est l’expert habituel du bailleur.

Nous déconseillons par conséquent de choisir comme expert pour les deux parties, l’expert habituel de l’une ou l’autre des parties.

Remarquons que le bail S.N.P. met à charge du preneur la totalité des honoraires de l’expert choisi par le bailleur, mais ceci uniquement en cas de résiliation anticipé du bail.

En cas d’expertise judiciaire et pour autant qu’il y ait des dégâts locatifs, les honoraires de l’expert seront en principe à charge du locataire. Toutefois c’est au demandeur qu’il appartiendra de faire l‘avance des frais.

Remarque importante

Il ne faut pas oublier que si le bailleur permet l’occupation des lieux par un autre locataires sans que les dégâts locatifs n’aient été constatés contradictoirement, il perd tous ses droits et ne pourra plus réclamer l’indemnisation des dégâts locatifs au locataire défaillant.

Ceci a pour conséquence que le bailleur se trouve dans une situation particulièrement inconfortable si un nouveau locataire emménage dès la sortie du locataire précédent et s’il y a des dégâts locatifs. En effet, l’entrée d’un nouveau locataire dans les lieux loués rend pratiquement impossible le relevé des dégâts locatifs et surtout la détermination de leur imputabilité.